KỸ NĂNG QUAN SÁT LÀ GÌ? VAI TRÒ VÀ CÁCH RÈN LUYỆN KỸ NĂNG QUAN SÁT

Kỹ năng quan sát chính xác là một lợi thế cạnh tranh vô cùng quan trọng đối với nhà lãnh đạo, quản lý và tất cả nhân viên. Vậy, làm thế nào để rèn luyện và ứng dụng kỹ năng quan sát hiệu quả trong kinh doanh? Bài viết này của Trường Doanh nhân HBR giúp quý doanh nghiệp tìm ra câu trả lời và cách thức để rèn luyện hiệu quả.

1. Kỹ năng quan sát là gì?

Kỹ năng quan sát là khả năng nhìn nhận, nghiên cứu, phân tích vấn đề, đối tượng trong một môi trường cụ thể, từ đó rút ra kết luận chính xác về một tình huống, vấn đề nào đó. Khác với việc đối diện ngẫu nhiên với vấn đề, quan sát là hành động để phục vụ và hướng đến mục tiêu có chủ đích rõ ràng.

Ví dụ về người có kỹ năng quan sát tốt:

• Một chuyên gia marketing nhận biết được xu hướng thị trường, nhu cầu của khách hàng để đưa ra chiến lược marketing hiệu quả
• Một bác sĩ quan sát biểu hiện, triệu chứng của bệnh nhân để đưa ra chẩn đoán chính xác
• Người bán hàng quan sát hành vi của khách hàng để tư vấn sản phẩm phù hợp và chốt đơn hàng thành công

2. Tầm quan trọng của kỹ năng quan sát

Kỹ năng quan sát là một công cụ vô cùng hữu ích trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Nó không chỉ giúp chúng ta học hỏi hiệu quả hơn, làm việc tốt hơn mà còn góp phần xây dựng những mối quan hệ ý nghĩa. 

• Nền tảng của việc học hỏi hiệu quả: Khi quan sát kỹ các hiện tượng, thí nghiệm, chúng ta dễ dàng ghi nhớ kiến thức và hiểu sâu hơn về bài học. Việc quan sát hình ảnh, biểu đồ, sơ đồ… cũng giúp chúng ta nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và trực quan
• Phát hiện vấn đề và đưa ra giải pháp hiệu quả: Trong môi trường làm việc, những chi tiết nhỏ nhặt đôi khi lại chứa đựng những thông tin quan trọng. Một nhà thiết kế giỏi sẽ quan sát hành vi người dùng để tạo ra sản phẩm phù hợp. Một người quản lý sẽ quan sát hiệu quả công việc của nhân viên để đưa ra những điều chỉnh cần thiết
• Tăng khả năng sáng tạo: Khi quan sát kỹ một vấn đề, chúng ta dễ dàng tìm ra những góc nhìn mới, những ý tưởng độc đáo để giải quyết vấn đề. Việc quan sát các hiện tượng tự nhiên, các tác phẩm nghệ thuật cũng là nguồn cảm hứng vô tận cho sự sáng tạo. Trong khi việc quan sát, tìm tòi trong công việc sẽ giúp chúng ta phát hiện được nhiều ý tưởng mới, cơ hội để tối ưu hóa công việc, phát hiện các vấn đề và sai sót…
• Xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp: Bằng cách quan sát ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm của người khác, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về họ và điều chỉnh cách giao tiếp cho phù hợp. Điều này giúp chúng ta xây dựng lòng tin và sự thấu hiểu lẫn nhau
• Giao tiếp hiệu quả và tăng tính thuyết phục: Khi quan sát phản ứng của người nghe, chúng ta có thể điều chỉnh cách trình bày để thông điệp được truyền đạt một cách rõ ràng và hiệu quả hơn
• Thích nghi với môi trường xung quanh: Khi quan sát những thay đổi trong xã hội, trong cuộc sống, chúng ta có thể kịp thời điều chỉnh hành vi và suy nghĩ của mình để thích nghi

3. Vai trò của kỹ năng quan sát trong công việc

Kỹ năng quan sát là một công cụ vô cùng hữu ích trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong môi trường làm việc. Nó giúp chúng ta hiểu rõ hơn về công việc, đồng nghiệp, khách hàng và từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn. Dưới đây là vai trò của kỹ năng quan sát đối với từng nhóm đối tượng trong công việc:

3.1. Đối với lãnh đạo

Ở vai trò một người lãnh đạo trong doanh nghiệp, quan sát tốt sẽ đem lại cho họ những lợi ích như sau:

• Đánh giá hiệu quả công việc: Lãnh đạo có thể quan sát trực tiếp hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó đánh giá năng lực, điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân

• Phát hiện vấn đề sớm: Qua việc quan sát, lãnh đạo có thể phát hiện ra những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc, như sự cố kỹ thuật, mâu thuẫn giữa các nhân viên, hoặc những bất hợp lý trong quy trình

• Mối quan hệ gắn kết: Lãnh đạo có thể quan sát ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm của nhân viên để hiểu rõ tâm tư, tình cảm của họ, từ đó xây dựng mối quan hệ tin cậy và tạo động lực làm việc

• Đưa ra quyết định chính xác: Dựa trên những thông tin thu thập được từ việc quan sát, lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn liên quan đến nhân sự, chiến lược kinh doanh, hoặc các vấn đề khác
• Phát triển nhân tài: Lãnh đạo có thể quan sát để phát hiện những nhân viên có tiềm năng, từ đó tạo điều kiện để họ phát triển bản thân và đóng góp nhiều hơn cho công ty

3.2. Đối với nhân viên

Đối với từng nhân viên, kỹ năng quan sát là một kỹ năng mềm quan trọng, đem lại nhiều giá trị, cụ thể như sau:

• Nâng cao hiệu quả làm việc: Nhân viên có thể quan sát quy trình làm việc, các công cụ hỗ trợ để tìm ra cách làm việc hiệu quả nhất
• Học hỏi từ đồng nghiệp: Quan sát cách làm việc của đồng nghiệp giỏi giúp nhân viên học hỏi được nhiều kinh nghiệm và kỹ năng mới
• Phát hiện cơ hội: Nhân viên có thể quan sát thị trường, khách hàng để tìm ra những cơ hội kinh doanh mới
• Xây dựng mối quan hệ: Quan sát giúp nhân viên hiểu rõ hơn về đồng nghiệp, khách hàng, từ đó xây dựng mối quan hệ hợp tác hiệu quả
• Giải quyết vấn đề: Khi gặp khó khăn trong công việc, nhân viên có thể quan sát các tình huống tương tự để tìm ra giải pháp thay vì trông đợi vào cấp trên

4. Kỹ năng quan sát tốt biểu hiện như thế nào?

Quan sát tốt không chỉ thể hiện ở việc chú ý đến các chi tiết nhỏ mà còn liên quan đến nhiều yếu tố khác nhau, giúp chúng ta hiểu sâu sắc hơn về thế giới xung quanh và giao tiếp hiệu quả hơn. Dưới đây là một số yếu tố cụ thể về người có kỹ năng quan sát tốt:

1 - Giao tiếp khéo léo và nhạy bén

Khi giao tiếp, người quan sát tốt không chỉ chú ý đến những gì người khác nói mà còn quan sát rất kỹ ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt và giọng điệu của họ. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn ý nghĩa thực sự đằng sau những lời nói, từ đó có thể đưa ra những phản hồi phù hợp và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn.

Ví dụ, nếu một người đang nói chuyện mà tay chân họ liên tục cử động và ánh mắt đảo liên hồi, người quan sát tốt có thể nhận ra rằng người đó đang cảm thấy lo lắng hoặc không chắc chắn về điều mình đang nói.

2 - Tư duy phản biện tốt

Những người có kỹ năng quan sát tốt thường có tư duy phản biện rất tốt. Họ không dễ dàng chấp nhận một thông tin nào đó mà không tìm hiểu kỹ càng. Họ luôn đặt ra những câu hỏi như: “Tại sao lại như vậy?”, “Có gì chứng minh điều này không?”, “Có một cách giải thích nào khác không?”

Nhờ vậy, họ có thể phân tích thông tin một cách khách quan, đưa ra những đánh giá chính xác và đưa ra những quyết định đúng đắn. Ví dụ, khi đọc một bài báo, người có tư duy phản biện sẽ không chỉ đọc qua mà còn tìm hiểu về tác giả, nguồn tin, và so sánh thông tin đó với những nguồn khác.

3 - Trí tuệ cảm xúc

Trí tuệ cảm xúc là một yếu tố quan trọng khác của người có kỹ năng quan sát tốt. Họ không chỉ hiểu được cảm xúc của bản thân mà còn rất nhạy cảm với cảm xúc của người khác. Họ có thể đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu được người đó đang nghĩ gì và cảm thấy như thế nào. Nhờ đó, họ có thể xây dựng những mối quan hệ sâu sắc và bền vững.

4 - Chú ý đến các chi tiết nhỏ

Người quan sát tốt luôn chú ý đến những chi tiết nhỏ mà người khác thường bỏ qua. Họ có thể nhận ra những thay đổi nhỏ trong môi trường xung quanh, trong hành vi của người khác hoặc trong các tình huống. Nhờ đó, họ có thể phát hiện ra những vấn đề tiềm ẩn và tìm ra giải pháp hiệu quả. 

5. Làm thế nào để rèn luyện và phát triển kỹ năng quan sát?

5 phương pháp sau đây sẽ giúp bạn có thể rèn luyện và phát triển kỹ năng quan của bản thân, có thể ứng dụng hàng ngày trong công việc và cuộc sống:

1 - Quan sát có mục đích (Purposeful Observation)

Thay vì chỉ nhìn ngắm một cách thụ động, hãy đặt ra mục tiêu cụ thể cho mỗi lần quan sát. Ví dụ, khi đi dạo công viên, bạn có thể tập trung quan sát các loài cây, loài chim, hoặc cách mọi người tương tác với nhau. Điều này sẽ giúp bạn tập trung hơn và thu thập được những thông tin hữu ích.

2 - Thực hành chú ý đến chi tiết (Paying Attention to Details)

Để rèn luyện khả năng này, bạn có thể bắt đầu với những hoạt động đơn giản như:

• Mô tả một vật thể: Chọn bất kỳ vật thể nào đó xung quanh bạn và cố gắng mô tả chi tiết nhất có thể, từ màu sắc, hình dáng đến chất liệu
• So sánh và đối chiếu: So sánh hai vật thể có vẻ giống nhau để tìm ra những điểm khác biệt nhỏ nhất
• Tìm kiếm những điều khác biệt: Khi quan sát một cảnh vật, hãy cố gắng tìm ra những chi tiết khác biệt hoặc bất thường so với những gì bạn thường thấy

3 - Rèn luyện kỹ năng ghi chú và phân tích

Sau khi quan sát, hãy ghi lại những gì bạn đã thấy. Viết nhật ký, vẽ tranh hoặc tạo mindmap đều là những cách hiệu quả để ghi nhớ thông tin. Sau đó, hãy dành thời gian để phân tích những ghi chép của mình, tìm kiếm các mối liên hệ và rút ra những bài học.

4 - Bài tập thực hành quan sát trong cuộc sống hàng ngày

• Quan sát người khác: Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt và giọng điệu của người khác để hiểu rõ hơn về họ
• Quan sát thiên nhiên: Quan sát các loài động vật, thực vật và các hiện tượng tự nhiên để hiểu rõ hơn về môi trường xung quanh
• Quan sát các tác phẩm nghệ thuật: Phân tích các tác phẩm hội họa, điêu khắc để hiểu rõ hơn về ý tưởng của người nghệ sĩ
• Tham gia các trò chơi rèn luyện trí nhớ: Các trò chơi như tìm điểm khác biệt, ghép hình sẽ giúp bạn cải thiện khả năng quan sát và ghi nhớ

5 - Thay đổi thói quen khiến bản thân mất đi cơ hội quan sát

• Tắt các thiết bị điện tử: Giảm thiểu sự phân tán tư tưởng bằng cách tắt điện thoại, máy tính khi muốn tập trung quan sát
• Sống chậm lại: Dành thời gian để tận hưởng cuộc sống và quan sát những điều xung quanh một cách chậm rãi
• Trò chuyện, trao đổi trực tiếp: Thay vì chỉ trao đổi nhanh công việc và các thông tin khác qua email, chat trên mạng xã hội… bạn có thể dành thời gian để trò chuyện trực tiếp với đồng nghiệp, bạn bè, người thân và thực hành các bài tập quan sát

Quan trọng hơn cả, việc rèn luyện kỹ năng quan sát là một quá trình đòi hỏi sự kiên nhẫn và thực hành thường xuyên. Bằng cách áp dụng những phương pháp trên, bạn sẽ dần cải thiện khả năng quan sát của mình, thu được nhiều lợi ích trong cuộc sống và công việc.

6. Những lỗi phổ biến khi rèn luyện kỹ năng quan sát và cách khắc phục

Rèn luyện kỹ năng quan sát là một quá trình quan trọng giúp cải thiện khả năng tư duy, phân tích và ra quyết định. Tuy nhiên, nhiều người mắc phải những lỗi phổ biến trong quá trình này, dẫn đến kết quả không như mong đợi. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách khắc phục.

1 - Thiếu tập trung

Lỗi thường gặp: Khi quan sát, nhiều người không thể duy trì sự tập trung liên tục vào đối tượng hoặc tình huống cụ thể, dẫn đến bỏ sót các chi tiết quan trọng.

Cách khắc phục: Tập thói quen quan sát có mục tiêu rõ ràng. Trước khi bắt đầu, hãy xác định mục tiêu của việc quan sát và tập trung vào những yếu tố cần thiết. Có thể thực hành thiền định để cải thiện khả năng tập trung.

2 - Định kiến và thiên vị

Lỗi thường gặp: Trong khi quan sát, chúng ta có thể vô tình nhìn nhận về sự vật và vấn đề theo hướng thiên vị hoặc dựa trên định kiến có sẵn, điều này sẽ khiến cho việc đánh giá tình huống trở nên phiến diện và không chính xác.

Cách khắc phục: Hãy luôn tự nhắc nhở phải duy trì tư duy mở và khách quan. Thực hành đặt câu hỏi "Tại sao?" và "Như thế nào?" khi nhận thấy mình bắt đầu có định kiến.

3 - Quá trình suy nghĩ quá nhanh

Lỗi thường gặp: Đôi khi, việc suy nghĩ quá nhanh khiến người quan sát bỏ qua các chi tiết nhỏ nhưng quan trọng hoặc không kịp suy nghĩ đủ thấu đáo về vấn đề trước khi đưa ra nhận xét hoặc hành động.

Cách khắc phục: Hãy rèn luyện cách suy xét vấn đề chậm lại và dành thời gian để phân tích từng chi tiết nhỏ. Tự nhắc nhở mình rằng mỗi chi tiết đều có thể mang lại giá trị thông tin quan trọng.

4 - Không ghi chép

Lỗi thường gặp: Rất nhiều người mắt phải lỗi không ghi lại những gì đã quan sát khiến thông tin bị lãng quên hoặc nhớ không chính xác, thậm chí gây ra sai lệch thông tin, ảnh hướng đến các quyết định trong công việc và truyền tải thông tin cho người khác.

Cách khắc phục: Luôn mang theo một cuốn sổ tay hoặc sử dụng các ứng dụng ghi chú để ghi lại những quan sát ngay khi có thể.

5 - Thiếu thực hành thường xuyên

Lỗi thường gặp: Kỹ năng quan sát cũng như nhiều kỹ năng mềm khác, sẽ không được cải thiện nếu không có quá trình rèn luyện thường xuyên.

Cách khắc phục: Tạo thói quen thực hành quan sát hàng ngày. Điều này có thể đơn giản như dành vài phút mỗi ngày để quan sát môi trường xung quanh hoặc tham gia các hoạt động đòi hỏi kỹ năng quan sát như đọc sách, phân tích hình ảnh, hay chơi các trò chơi trí tuệ.

6 - Thiếu kiên nhẫn

Lỗi thường gặp: Nhiều người dễ nản lòng khi không thấy kết quả ngay lập tức trong việc rèn luyện kỹ năng quan sát, dễ dàng từ bỏ hoặc thực hiện không đều đặn các hoạt động rèn luyện sẽ khó hình thành được thói quen và kỹ năng cho bản thân.

Cách khắc phục: Hãy kiên nhẫn và hiểu rằng rèn luyện kỹ năng quan sát là một quá trình dài hạn. Tập trung vào những tiến bộ nhỏ thay vì kỳ vọng kết quả lớn ngay lập tức.

7 - Bỏ qua môi trường xung quanh

Lỗi thường gặp: Nếu chỉ tập trung vào một đối tượng mà quên đi bối cảnh và môi trường xung quanh, chúng ta sẽ khó có được góc nhìn toàn diện, đầy đủ và chi tiết về sự vật, sự việc. Bối cảnh môi trường không chỉ tác động trực tiếp đế sự vật hoặc vấn đề tại thời điểm quan sát mà còn có thể tác động gián tiếp hoặc dự báo trước các tình huống có thể xảy ra trong tương lai.

Cách khắc phục: Hãy tập thói quen quan sát toàn cảnh trước khi tập trung vào chi tiết cụ thể. Điều này giúp chúng tá có cái nhìn toàn diện và đầy đủ hơn về tình huống; có thêm dữ kiện để dự báo các tình huống có thể xảy ra để ứng phó kịp thời.

8 - Không học hỏi từ người khác

Lỗi thường gặp: Quá trình tự rèn luyện mà không tham khảo hoặc học hỏi từ những người có kinh nghiệm hơn sẽ làm chậm khả năng tiến bộ của mỗi người cũng như làm giảm cơ hội được tiếp cận với các phương pháp tự rèn luyện tốt hơn, hiệu quả hơn.

Cách khắc phục: Hãy tham gia các nhóm, câu lạc bộ hoặc khóa học về kỹ năng quan sát để học hỏi từ người khác. Đồng thời, hãy yêu cầu phản hồi từ những người có kinh nghiệm để cải thiện kỹ năng của mình.

Như vậy, kỹ năng quan sát chính là một trong những kỹ năng mềm quan trọng mà mỗi người cần chủ động trang bị và liên tục rèn luyện cho bản thân. Dù ở bất kỳ vị trí công việc nào, khả năng quan sát tốt đều đem lại những lợi thế to lớn để chúng ta có thể nâng cao hiệu suất làm việc, đạt đến kết quả như mong đợi. Trường Doanh nhân HBR mong rằng nội dung bài viết này đã giúp quý doanh nghiệp có thêm nhiều ý tưởng để ứng dụng phát triển kỹ năng mềm này trong thực tế.